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Politique de confidentialité

Introduction

EMD Serono, une société affiliée de Merck KGaA, Darmstadt, Allemagne, reconnaît l'importance de respecter votre vie privée. Vous nous faites confiance pour vos renseignements personnels, et nous avons l'intention de traiter vos informations avec le soin et la sécurité qu'elles méritent.

Dans ce document, nous exposons les raisons pour lesquelles EMD Serono, une société affiliée de Merck KGaA, Darmstadt, Allemagne, et ses programmes connexes recueillent, utilisent et partagent vos renseignements personnels. Nous allons montrer des exemples de la façon dont nous recueillons, utilisons et partageons vos renseignements personnels. Dans le cadre de cette responsabilité, nous avons développé ces politiques et procédures afin d'assurer notre conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et d'autres lois canadiennes fédérales et provinciales sur la vie privée applicables.

EMD Serono, une société affiliée de Merck KGaA, Darmstadt, Allemagne, est responsable des renseignements personnels qu'elle détient ou qui sont sous son contrôle, y compris les renseignements personnels qu'elle confie aux prestataires. Nous avons désigné un responsable de la protection de la vie privée pour assurer notre conformité avec la législation du Canada sur la vie privée pour recevoir et répondre aux questions et aux plaintes des clients, et de traiter les demandes d'accès et de rectification des fichiers. Veuillez trouver les coordonnées de notre responsable de la protection de la vie privée à la fin de cette politique de confidentialité.

Protéger la vie privée de notre clientèle signifie que :

- Nous n'allons pas vendre ou louer vos renseignements personnels ou nos listes de clients.
- Nous recueillons des renseignements personnels uniquement avec votre consentement aux fins desquelles vous avez donné votre consentement.
- Nous conservons vos renseignements personnels, vos questions, et vos transactions avec nous de façon confidentielle, et nous utilisons les mesures de sécurité appropriées.

Qu'est-ce qu'un « renseignement personnel »?

La définition de « renseignement personnel » est contenue dans la LPRPDE et d'autres lois canadiennes sur la vie privée. Les renseignements personnels sont les informations recueillies à propos une personne identifiable, par exemple, votre nom et votre adresse.

Types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir :

- Prénom, nom, adresse, numéros de téléphone, renseignements médicaux, informations de contact, informations de paiement, information sur les assurances

Nous recueillons vos renseignements personnels pour :

- Vous identifier pour administrer et gérer vos demandes dans le traitement des commandes, pour les demandes de documentation de marketing ou de produits
- Analyser les informations que nous recevons de votre part sur une base volontaire lorsque nous menons une enquête sur vos préférences, besoins ou intérêts
- Vous fournir des services disponibles dans le cadre de nos programmes de soutien, et fournir des mises à jour à votre professionnel de la santé
- Identifier et traiter les demandes de crédit pour les comptes directs, évaluer la solvabilité, et recueillir les sommes dues
- Protéger les parties contre la fraude et les erreurs
- Vous identifier vous et les plaintes que vous pourriez avoir sur nos services, et vous fournir une réponse appropriée
- Nous conformer aux exigences légales et réglementaires

Nous recueillons les renseignements personnels directement auprès de vous ou auprès de votre représentant agréé. L'information peut être donnée verbalement ou peut être fournie par écrit, grâce aux formulaires de consentement pour nos programmes de soutien. Des renseignements seront également récupérés de la part des sous-traitants qui fourniront des services au nom d’EMD Serono, une société affiliée de Merck KGaA, Darmstadt, Allemagne. Nous ne recueillons, et nous ne vous demanderons de fournir, que les informations nécessaires aux fins que nous vous aurons précisées.

Partage des renseignements personnels avec des tiers

Dans certaines circonstances, nous partageons des informations personnelles avec d'autres parties. Nous partageons des renseignements :

- Pour gérer la livraison des produits et des services pour vous. Nous pouvons partager vos informations personnelles avec d'autres entités : des acquéreurs, des agences de recouvrement, des services de messagerie, des agences de publicité directe, des développeurs de logiciels, et des vérificateurs tiers.
- Pour vous fournir des services spécialisés. Nous pouvons partager des renseignements personnels avec des agences de soins infirmiers sous contrat pour dispenser à domicile une formation pour les injections grâce à notre Programme de soutien.
- Dans nos programmes de soutien. Nous pouvons partager des informations avec votre médecin traitant.
- Dans notre service de livraison de prescription directe à domicile. Nous pouvons partager des informations avec la pharmacie.
- Pour vous aider avec les remboursements auprès de votre assurance. Nous pouvons partager des informations avec un fournisseur de service tiers spécialisé dans ce genre de services.

Nous ne partageons pas nécessairement vos renseignements personnels à chaque type de société mentionnés ci-dessus. Les informations personnelles que nous partageons dépendent des types de services que vous demandez. Nous n'allons pas vendre ou louer vos renseignements personnels ou nos listes de clients.

À votre demande, nous n'utiliserons pas vos renseignements personnels à des fins que vous nous refusez et nous ne partagerons pas vos informations personnelles avec d'autres sociétés. Dans le cas où vous limitez ou retirez votre consentement, nous pourrions ne pas être en mesure d'offrir des services ou des produits. Nous vous ferons connaître les services ou les produits que nous ne pouvons pas fournir.

Sécurité des données

Nous protégerons vos renseignements personnels avec des mesures de sécurité appropriées. Par exemple, nous limitons l'accès aux renseignements confidentiels aux personnes autorisées seulement, et des mesures de sécurité physiques sont en place pour empêcher l'accès non autorisé à nos installations. En outre, nos contrats avec d'autres entreprises les obligent à protéger vos renseignements personnels.

Consentement

Selon la nature et la sensibilité de vos renseignements personnels, votre consentement à la collecte, l'utilisation ou la divulgation de ces informations peut être exprès ou positif (une autorisation expresse et positive peut être orale, écrite ou électronique), ou implicite (par exemple en utilisant un de nos produits ou services) dans ce cas, nous supposons que vous consentez. Votre représentant autorisé peut donner son consentement.

Si vous nous fournissez les renseignements personnels d'une autre personne, vous déclarez que vous avez toute l'autorité nécessaire et le consentement de cette personne pour la collecte, l'utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels aux fins pour lesquelles ils nous sont divulgués et en conformité avec cette politique de confidentialité.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment tant que vous donnez un préavis raisonnable de retrait. Vous pouvez modifier, retirer ou de refuser votre consentement en nous appelant sans frais au 1-888-737-6668.

Suivi des appels

Afin de fournir un service à la clientèle exceptionnel, nous formons nos représentants du service à la clientèle sur une base continue. Il est important pour nous de comprendre comment nos représentants traitent les appels et les problèmes qu'ils peuvent rencontrer. Ainsi, si vous avez une conversation téléphonique avec un représentant, nous pouvons écouter l'appel à des fins de formation et de contrôle de la qualité.

Conservation des renseignements personnels

Nous ne conservons pas vos renseignements personnels plus longtemps que nécessaire pour vous fournir le produit ou service que vous avez demandé efficacement ou selon les exigences légales. Les informations médicales que vous avez fournies sont conservées de façon permanente, selon ce qui est demandé par les autorités sanitaires.

Les opérations de transactions des clients qui achètent doivent être conservées pendant au moins 7 ans.

Nous supprimons régulièrement de notre système des informations personnelles et de compte dont nous n'avons plus besoin, ou des informations qui ne sont plus à jour (exemple, un courrier qui est retourné parce que l'occupant a déménagé).

Exactitude et examen des renseignements personnels

EMD Serono, une société affiliée de Merck KGaA, Darmstadt, Allemagne encourage tous ses employés à vérifier l'exactitude des informations recueillies. Si vous remarquez que vos renseignements personnels sont incorrects, veuillez en aviser votre représentant du service à la clientèle. Nous modifierons nos dossiers le plus rapidement possible.

Si vous souhaitez accéder aux renseignements personnels que nous avons recueillis, nous aurons besoin d'une demande écrite. Notre objectif est de répondre à vos demandes dans les 30 jours suivants la réception de votre demande écrite. Si nous sommes incapables de répondre à votre demande dans ce délai, nous vous contacterons directement et expliquerons la raison de ce retard.

Il peut y avoir des cas où la loi nous permet de refuser votre demande d'accès à vos renseignements personnels. Par exemple, si l'accès à vos renseignements personnels pourrait révéler des renseignements confidentiels ou personnels de quelqu'un d'autre (et nous sommes incapables de séparer vos données), nous pourrions être incapables de répondre à votre demande.

Autre format

Si vous avez une déficience sensorielle et avez besoin que vos renseignements personnels soient mis à votre disposition dans un format alternatif à la méthode que nous utilisons normalement, nous ferons des efforts raisonnables pour convertir vos informations personnelles dans un autre format en fonction de vos besoins.

Modifications de la politique de confidentialité

EMD Serono, une société affiliée de Merck KGaA, Darmstadt, Allemagne se réserve le droit de changer, modifier, ou de modifier cette politique à tout moment. Cependant, quand un changement important est fait, vous serez contacté dans un délai raisonnable par téléphone, par courrier postal ou électronique.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant nos politiques et procédures de confidentialité, ou si vous souhaitez consulter, vérifier, ou modifier vos renseignements personnels, n'hésitez pas à nous contacter.

Vous pouvez nous joindre par téléphone au 1 888 737-6668 ou par télécopieur au 905 919-0299

Vous pouvez également nous écrire à :

Agent du service de la protection de la vie privée
EMD Serono, une société affiliée de Merck KGaA, Darmstadt, Allemagne
2695 North Sheridan Way 
Suite 200
Mississauga (Ontario)
L5K 2N6